ビジネス英語メールの書き方を基本から解説【例文あり】

「ビジネスのメールは気を遣うので時間がかかる…」そんな悩みを解決する第一歩は、英文メールの「型」を身につけることです。

英文メールの基本構成やポイントを例文とともに紹介しますので、相手との間柄や状況などに合わせて使い分けてみてください。

0.メールの構成とポイント

①件名　 ②頭語　 ③本文　 ④結語

ｰ英文メールのポイントｰ

Point1.視覚的に読みやすいような配慮を
メールを受け取った相手が読みやすいよう、左寄せで、あらかじめ適当な長さのところで改行するようにします。
意味の切れ目も考慮しながら1行の長さを60 ～ 70 字（日本語だと30 ～ 35 字）程度で収まるようにしておくとよいでしょう。

Point2.内容はできるだけ簡潔に
要点だけの短いメールではそっけなく相手に対して失礼では…と考えてしまうかもしれませんが、忙しいビジネスパーソンには逆に長い文書の方が歓迎されません。

Point3.日本的儀礼は不要
英文ビジネスEメールには、日本人同士のやり取りでよく使われる「いつもお世話になっております」のような社交のあいさつを書く必要は基本的にありません。

1.件名

ビジネスメールにおいて、件名は非常に重要な要素です。書き方を間違えてしまうと、メールを開いてもらえないこともあります。

メールの内容が一目でわかるような、具体的かつ簡潔な件名をつけましょう。

意識するポイント

完全なセンテンスよりも簡潔さを優先
about, a, theなどは適宜省略して語数を削減
重要なものには[IMPORTANT]などをつける
抽象的な件名はスパムメールと間違われる可能性があるので避ける

よく使われる件名の例

Inquiry about your products　貴社製品に関する問い合わせ
Order for LCD TV T-987　液晶テレビT-987の注文
Request for payment　予約の確認
Project meeting on March 5th　３月５日の企画会議
Invitation to a party　パーティーへのご招待

2.頭語

頭語とは日本語の「拝啓」や「前略」にあたる部分です。メールを送る相手の名前とともに使います。相手との間柄や状況などに合わせて使い分けましょう。

・改まった間柄の場合　Dear＋敬称（Mr., Ms. など）＋相手の姓（family name）

例）
アメリカ式　Dear Mr. Green:
英国 / 欧州式　Dear Mr. Green,

※英語では敬称（Mr., Ms. など）に相手の名前を続けるのは不自然なので注意しましょう。
（例）× Dear Mr. Mark:

・親しい間柄の場合　Dear ＋相手の名前（first name）

例）
アメリカ式　Dear Mary:
英国 / 欧州式　Dear Mary,

・同僚や気軽な間柄　Hi/Hello+相手の名前（first name）

例）
アメリカ式　Hi James:
英国 / 欧州式　Hi James,

・複数の相手の場合

例）
Dear Customer:(お客様へ)
Dear all,(皆さまへ)

3.本文

本文は「書き出し」「主文」「結び」の3構成で考えてみましょう。

書き出し

ここでは簡単なあいさつなどを書きます。
初めて送るメールでは自己紹介、2回目以降では挨拶やメールのお礼、用件などを述べます。

（例）
My name is Haruko Uchida of Seihoku Trading.
私は西北商事に勤務している内田春子と申します。
Thank you for your e-mail of March 14.
3月14日付のメールをありがとうございました。
I have read your e-mail, and I am writing to you forthwith.
メールを拝見し、さっそくお返事を書いています。

主文

依頼事項や確認点、提案などメールの主題について書く部分です。相手から見て要点を押さえた内容となるように心がけましょう。

・内容はできるだけ簡潔に
最初に結論を書き、要点・方法・期限・理由などを簡潔にわかりやすくまとめましょう。

・I とWe を使い分ける
個人としての発言なら「I ～（私は～）」を、会社を代表して伝えるのであれば「We ～（弊社は～）」を使うと考えるとよいでしょう。

例）
I will send the invoice seperately.
（別途、請求書を送ります。）
We are not able to offer a discount on this product.
（この製品に割引は適用できません。）

結び

メールを締めくくる部分で、用件の確認、念押し、対応を促す等の働きをします。

相手によい印象を与え、円滑な関係につなげることを念頭において書くとよいでしょう。

（例）
I ask for your kind cooperation.
ご協力のほどよろしくお願いいたします。
We look forward to your reply.
ご回答をお待ちしております。

4.結語

メールの締めとなる部分です。頭語と同じく相手との間柄に合わせて使い分けましょう。結語の最後には , （コンマ）をつけます。

・改まった間柄の場合

例）
Respectfully yours,
Sincerely yours,
Sincerely,
Best regards,

・親しい間柄の場合

例）
Thanks,
Talk to you later,
Take care,
Best,

いかがでしたでしょうか。

最後に、間違えがちな表現をご紹介します。

・あなたの仕事を手伝う

✕　help your work
　◯　help you with your work

・こちらのアドレスにご連絡ください

✕　contact this address
　◯　contact me at this address

「あなたの仕事を手伝う」ですが、help　という動詞は手伝う相手（人）を目的語にとって、help you with your work という使い方をします。

日本語をそのまま英語にして help your work と表現したくなりますが、これは誤りです。その他にも、

・ご連絡をお待ちしています

✕ We look forward to hear from you.
　◯ We look forward to hearing from you.

look forward to ～は「～を楽しみに待つ」という意味ですが、toは不定詞ではなく、前置詞のtoで直後に名詞が続くため、動詞は「-ing」と動名詞にします。

多少間違っていても伝わればOK…ということもあるかもしれませんが、言葉によって伝わるのは、事実情報だけではありません。あなた自身の印象も同時に相手に伝わっています。言いたいことはわかってもらえると思いますが、相手に「変な表現を使っているな」と思われることのないよう、正確な表現を心がけたいですね。