今回は英語でメールを書くときに役立つ知識を紹介します。スムーズに英文メールが書けると、ビジネスシーンで活躍の幅が広がります。
相手と良好な関係を構築するためには、TPOに合った表現を心がけましょう。
件名
ビジネスメールにおいて、件名は非常に重要な要素です。書き方を間違えてしまうと、メールを開いてもらえないこともあります。
メールの内容が一目でわかるような、具体的かつ簡潔な件名をつけましょう。
意識するポイント
- 完全なセンテンスよりも簡潔さを優先
- about, a, theなどは適宜省略して語数を削減
- 重要なものには”IMPORTANT”などをつける
- 抽象的な件名はスパムメールと間違われる可能性があるので避ける
よく使われる件名の例
- Inquiry about your products
貴社製品に関する問い合わせ - Order for LCD TV T-987
液晶テレビT-987の注文 - Request for payment
お支払いのお願い - Reservation confirmation
予約の確認 - Project meeting on March 5th
３月５日の企画会議 - Invitation to a party
パーティーへのご招待
頭語・結語
頭語（Salutations）
頭語とは日本語の「拝啓」や「前略」にあたる部分です。以下に一般的な書き方を紹介しますが、これらは厳格なルールではありません。
相手との間柄や状況などに合わせて使い分けましょう。
改まった間柄の場合
Dear＋敬称（Mr., Ms. など）＋相手の姓（family name）
- アメリカ式 Dear Mr. Green:
- 英国 / 欧州式 Dear Mr. Green,
※英語では敬称（Mr., Ms. など）に相手の名前を続けるのは不自然なので注意しましょう。
（例）× Dear Mr. Mark:
親しい間柄の場合
Dear ＋相手の名前（first name）
- アメリカ式 Dear Mary:
- 英国 / 欧州式 Dear Mary,
結語（Complementary Close）
結語とは日本語の「敬具」や「草々」にあたる部分で、本文を締めくくる言葉です。
頭語と同様に、相手との間柄や状況などに合わせて使い分ける必要があります。
フォーマル度（丁寧さ）は頭語に合わせるようにしましょう。
改まった間柄の場合
【アメリカ式】
- Respectfully yours,
- Faithfully yours,
- Very truly yours,
- Truly yours,
- Sincerely yours,
- Sincerely,
- (With) Best regards,
【英国 / 欧州式】
- Yours respectfully,
- Yours faithfully,
- Yours very truly,
- Yours truly,
- Yours sincerely,
- Sincerely,
- (With) Best wishes,
親しい間柄の場合
- All the best! さようなら（ごきげんよう！）
- By for now, では。
- Good luck! 幸運を祈ります！
- Have a nice day [weekend]! よい1日［週末］を！
- Keep in touch, またメールをください
- Take care! お大事に！
- Talk to you later, また後ほど
- Talk to you soon, またすぐにメールします
- Thanks, ありがとう
- Thanks again, お礼まで
本文
本文は「書き出し」「主文」「結び」の3構成で考えてみましょう。
書き出し
ここでは簡単なあいさつなどを書きます。
初めて送るメールでは自己紹介、2回目以降では挨拶やメールのお礼、用件などを述べます。
（例）
My name is Haruko Uchida of Seihoku Trading.
私は西北商事に勤務している内田春子と申します。
Thank you for your e-mail of March 14.
3月14日付のメールをありがとうございました。
I have read your e-mail, and I am writing to you forthwith.
メールを拝見し、さっそくお返事を書いています。
主文
依頼事項や確認点、提案などメールの主題について書く部分です。相手から見て要点を押さえた内容となるように心がけましょう。
・内容はできるだけ簡潔に
ビジネスメールはより簡潔であることが求められます。忙しいビジネスパーソンには、長い文書は歓迎されません。
・I とWe を使い分ける
個人として意見を述べるのであれば「I ～（私は～）」を、会社を代表して伝えるのであれば「We ～（弊社は～）」を使うと考えるとよいでしょう。
（例）
I hope for the success of the lecture.
講演会のご成功を願っております。
We appreciate your kind consideration.
よろしくご検討のほどお願い申し上げます。
結び
メールを締めくくる部分で、用件の確認、念押し、対応を促す等の働きをします。
相手によい印象を与え、円滑な関係につなげることを念頭において書くとよいでしょう。
（例）
I ask for your kind cooperation.
ご協力のほどよろしくお願いいたします。
We look forward to your reply.
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