相手との間柄により使い分ける　～英文メールの書き方 1分間レッスン～

全国的には梅雨明けしたところも増えてきましたが、
ここ静岡はまだ梅雨の最中。とは言え雨は降っておらず蒸し暑いです。
皆様、熱中症にはくれぐれもお気をつけください。

結語、件名、本文と滅茶苦茶な順番で書いてきましたが、
本日は日本語の「拝啓」や「前略」に当たる「頭語」です。

本文の冒頭でDear ～の形で書かれることが多いですが、
Dear をつけない場合もあります。
相手との間柄や状況などに合わせて使い分けるとよいですね。

■ 改まった間柄や初めてメールを送る相手の場合

相手の名前がわかっている場合は
Dear＋敬称（Mr., Ms. など）＋相手の姓（family name）」の形を使います。
Dear Mr. Green:

敬称（Mr., Ms. など）に続けて相手の名前を書くのは間違い。
×　Dear Mr. Mark:

「Dear＋敬称（Mr., Ms. など）＋相手の姓名（full name）も
一般的ではないので、避けた方がよいでしょう。
△　Dear Mr. Mark Green:

■ある程度親しい間柄の場合

「Dear ＋相手の名前（first name）」の形を使います。
Dear Mary:

■同僚や気軽な間柄の場合

「Hi＋相手の名前（first name）／Hello＋相手の名前／相手の名前」などを使います。
これらはかなりカジュアルな形式です。

Hi Yoko:
Hello Tom:
Alice:

日本では、親しい間柄であっても職場の同僚などに対しては
姓（family name）を用いることが多いですが、
英語では名前（first name）を使うことが多く、
むしろ親しい人を姓で呼ぶとよそよそしいと感じられることも。

■ 相手の名前や性別がわからない場合／複数の相手に送る場合

初めて取引をする会社宛にメールを送る場合などの
頭語の表現は、何パターンか覚えておきたいところ。

一般的なのは
Dear Sir or Madam:

上記の例は相手が特定されずあいまいなので、
部署名や役職名がわかるのであれば
できるだけ具体的に記すとよいでしょう。

Dear Sales Manager:

名前を特定しないで複数の相手に送る場合は
Dear Customer:（お客様へ）
Dear all:（皆様へ）
Hi everyone:（皆さんへ）

頭語の後ろはコロンかコンマかピリオドか…？
通信講座の受講生の方から時々質問がありますが、
アメリカ式ではコロン（：）、
英国・欧州式ではコンマ（，）をつけるのが一般的と
されていますが、厳格なルールではありません。

通信講座「英文ビジネスEメール」講座では、
実務経験豊富な添削指導者が、１つ１つの答案を
場面を踏まえて丁寧にブラッシュアップします。
具体的な表現をチェックしてほしい…というご要望を
お持ちの皆さん、是非一度お試しください。