相手との間柄により使い分ける ~英文メールの書き方 1分間レッスン~

全国的には梅雨明けしたところも増えてきましたが、
ここ静岡はまだ梅雨の最中。とは言え雨は降っておらず蒸し暑いです。
皆様、熱中症にはくれぐれもお気をつけください。

結語、件名、本文と滅茶苦茶な順番で書いてきましたが、
本日は日本語の「拝啓」や「前略」に当たる「頭語」です。

本文の冒頭でDear ~ の形で書かれることが多いですが、
Dear をつけない場合もあります。
相手との間柄や状況などに合わせて使い分けるとよいですね。

 

■ 改まった間柄や初めてメールを送る相手の場合

相手の名前がわかっている場合は
Dear+敬称(Mr., Ms. など)+相手の姓(family name)」の形を使います。
Dear Mr. Green:

敬称(Mr., Ms. など)に続けて相手の名前を書くのは間違い。
× Dear Mr. Mark:

「Dear+敬称(Mr., Ms. など)+相手の姓名(full name)も
一般的ではないので、避けた方がよいでしょう。
△ Dear Mr. Mark Green:

■ある程度親しい間柄の場合

「Dear +相手の名前(first name)」の形を使います。
Dear Mary:

■同僚や気軽な間柄の場合

「Hi+相手の名前(first name)/Hello+相手の名前/相手の名前」などを使います。
これらはかなりカジュアルな形式です。

Hi Yoko:
Hello Tom:
Alice:

日本では、親しい間柄であっても職場の同僚などに対しては
姓(family name)を用いることが多いですが、
英語では名前(first name)を使うことが多く、
むしろ親しい人を姓で呼ぶとよそよそしいと感じられることも。

■ 相手の名前や性別がわからない場合/複数の相手に送る場合

初めて取引をする会社宛にメールを送る場合などの
頭語の表現は、何パターンか覚えておきたいところ。

一般的なのは
Dear Sir or Madam:

上記の例は相手が特定されずあいまいなので、
部署名や役職名がわかるのであれば
できるだけ具体的に記すとよいでしょう。

Dear Sales Manager:

名前を特定しないで複数の相手に送る場合は
Dear Customer:(お客様へ)
Dear all:(皆様へ)
Hi everyone:(皆さんへ)

頭語の後ろはコロンかコンマかピリオドか…?
通信講座の受講生の方から時々質問がありますが、
アメリカ式ではコロン(:)、
英国・欧州式ではコンマ(,)をつけるのが一般的と
されていますが、厳格なルールではありません。

 

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具体的な表現をチェックしてほしい…というご要望を
お持ちの皆さん、是非一度お試しください。

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1.   締めくくりはSincerely?
2.Eメールの件名、それでOK?
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